Как удалить повторяющиеся строки и абзацы в Word

Как и говорил в посте Как найти и заменить текст в Ms Office Word, Open Office Writer, Libre Office, сегодня попробуем поработать с большим количеством информации. Бывает, что из массива текста нужно удалить повторяющиеся строки и абзацы. Будем оставлять самое главное и удалять лишнее в очень большом тексте в Word.

Как удалить повторяющиеся строки и абзацы Word

Текст, который мы будем «чистить»:

Как удалить повторяющиеся строки и абзацы Word

Итак, удаляем строки, которые выделены жирным и оставляем только нужный текст.

Обратите внимание, что длина удаляемого текста отличается. Для выделения строки независимо от количества символов нажимаем Ctrl+Shift+стрелка вниз. Под спойлером в конце поста вы увидите все команды выделения текста с помощью клавиатуры. А сейчас переводим курсор в начало текста, переходим в меню «Макросы» и включаем запись макроса.

Как записать макрос

Когда будете задавать имя макросу, не оставляйте пробелы – Word выдаст ошибку. Назначаем его для кнопки или клавиатуры. Я больше люблю работать с клавиатурой и выбрал поэтому клавиши.

Как записать макрос

Настраиваем макрос. Тут просто нажимаем любое сочетание клавиш. Если оно уже присвоено, то об этом появится информация.

Настраиваем макро

Я присвоил макросу клавиатурную комбинацию Ctrl+G. Эта комбинация не используется в стандартном режиме редактирования и является свободной. Не переписывайте комбинации, которые часто используете 

Ctrl+X

вырезать выделенный контент (текст, графика, вложения)

Ctrl+C

скопировать выделенный контент

Ctrl+A

выделить всё в документе

Ctrl+Z

отменить последнее действие

Ctrl+Y

повторить последнее действие (обратно сочетанию Ctrl+Z)

Начнём записывать макрос. На самом деле тут ничего сложного нет, просто делайте так, как редактируете обычно текст. Используйте чаще клавиши «Home» и «End», потому что они работают быстрее и не привязаны к количеству символов. 

Таким образом, при записи вам нужно последовательно нажать после включения записи макроса следующие клавиши и комбинации клавиш. Стрелкой «вниз» сместить курсор на одну строку ниже, нажатием «Ctrl+Shift+стрелка вниз» выделить строку, клавишей «Delete» удалить строку. Полная последовательность представлена ниже в таблице.

Записываем макрос

Включили запись макроса

1

Стрелка вниз

пропускаем строку и переходим к следующей

2

Ctrl+Shift+стрелка вниз

выделяем 2 строку

3

Del

удаляем строку

4

Ctrl+Shift+стрелка вниз

выделяем 3 строку

5

Del

удаляем строку

6

Ctrl+Shift+стрелка вниз

выделяем 4 строку

7

Del

удаляем строку

8

Backspace

переносим строку 5 к строке 1

9

Home

переводим курсор в начало строки

10

Стрелка вниз

Переходим в начало следующего повторяющегося блока

Выключаем запись макроса

Макрос записан, запись остановили. Кнопка остановки записи будет в том же месте, что и кнопка записи макроса.

Замечательно! Устанавливаем курсор в начальное положение. Нажимаем Ctrl+G и лишний текст просто пропадает. Быстро, легко и удобно. А что делать, если записей… 1000 или больше?

Обработка макросов в цикле

Дадим команду обработать все вложения. А сколько этих вложений? Один из способов – найдите постоянное выражение через поиск. Я нажал Ctrl+F и ввёл в строку поиска выражение «Читайте блог Lassimarket.ru». Количество вхождений Word мне не показал, но я попросил его заменить это выражение на «*». Появилось окно с надписью «Произведено замен 24». 

постоянное выражение через поиск

Запомнили число и нажали Ctrl+Z – отменили замену текста на звёздочку. Теперь я знаю, что в примере у меня 24 вхождения. Это я должен нажать 24 раза сочетание Ctrl+G для того, чтобы отформатировать текст. Будем упрощать это дело.

Нажимаем Alt+F11. Мы попали в редактор макросов. Это большая и сложная тема, тут самый настоящий язык программирования, но у нас всё будет просто, я вас уверяю.

редактор макросов

Вписываем как на картинке две строки в начало и слово в конце.

Dim i As Integer

For i = 0 To 23

и

Next

Что это значит? Мы обозначили i — числовой переменной и присвоили значения от 0 до 23, после окончания первого цикла замены число i увеличится на 1 и макрос будет снова повторяться (Next) до тех пор, пока не достигнет конца (23).

То есть эти строки дают команду после нажатия Ctrl+G повторить макрос «Удаляем3строки» 23 раза. Вот текст моего примера макроса.

Пример макроса для удаления трёх строк

Sub Удаляем3строки()

‘ Удаляем3строки Макрос

Dim i As Integer

For i = 0 To 23

Selection.MoveDown Unit:=wdLine, Count:=1

Selection.MoveDown Unit:=wdParagraph, Count:=1, Extend:=wdExtend

Selection.Delete Unit:=wdCharacter, Count:=1

Selection.MoveDown Unit:=wdParagraph, Count:=1, Extend:=wdExtend

Selection.Delete Unit:=wdCharacter, Count:=1

Selection.MoveDown Unit:=wdParagraph, Count:=1, Extend:=wdExtend

Selection.Delete Unit:=wdCharacter, Count:=1

Selection.TypeBackspace

Selection.HomeKey Unit:=wdLine

Selection.MoveDown Unit:=wdLine, Count:=1

Next

End Sub

Сохраняем макрос и закрываем редактор.

Обратите внимание, что после того, как мы перенесём пятую строку к первой, текст может вылезать на другую строку и макрос будет дальше работать неправильно. 

Тогда можно временно заменить регулярное выражение на любой символ или уменьшить шрифт на этапе работы макроса и тому подобное.

удалить строки в word 00006

Вернулись в редактор, нажали Ctrl+G, и текст мигом принял новый вид. Всё получилось. За пару минут обработали довольно большой текст в автоматическом режиме. 

Команды управления для макросов

Как удалить повторяющиеся строки и абзацы в Word

Выделение текста с помощью клавиатуры.Выделение элементов в основном тексте документа

Выделяемый элементДействие
Один знак вправоНажмите клавиши SHIFT+СТРЕЛКА ВПРАВО
Один знак влевоНажмите клавиши SHIFT+СТРЕЛКА ВЛЕВО
Слово от начала к концуУстановите курсор в начало слова и нажмите клавиши CTRL+SHIFT+СТРЕЛКА ВПРАВО.
Слово от конца к началуУстановите курсор в конец слова и нажмите клавиши CTRL+SHIFT+СТРЕЛКА ВЛЕВО.
Строка от начала к концуНажмите клавишу HOME, а затем нажмите клавиши SHIFT+END.
Строка от конца к началуНажмите клавишу END, а затем нажмите клавиши SHIFT+HOME.
Одна строка внизНажмите клавишу END, а затем нажмите клавиши SHIFT+СТРЕЛКА ВНИЗ.
Одна строка вверхНажмите клавишу HOME, а затем нажмите клавиши SHIFT+СТРЕЛКА ВВЕРХ.
Абзац от начала к концуУстановите курсор в начало абзаца и нажмите клавиши CTRL+SHIFT+СТРЕЛКА ВНИЗ.
Абзац от конца к началуУстановите курсор в конец абзаца и нажмите клавиши CTRL+SHIFT+СТРЕЛКА ВВЕРХ.
Документ от конца к началуУстановите курсор в конец документа и нажмите клавиши CTRL+SHIFT+HOME.
Документ от начала к концуУстановите курсор в начало документа и нажмите клавиши CTRL+SHIFT+END.
От начала до конца окнаУстановите курсор в начало окна и нажмите клавиши ALT+CTRL+SHIFT+PAGE DOWN.
Весь документНажмите клавиши CTRL+A.
Вертикальный блок текстаНажмите клавиши CTRL+SHIFT+F8, а затем используйте клавиши со стрелками. Для выхода из режима выделения нажмите клавишу ESC.
Ближайший знакНажмите клавишу F8 для входа в режим выделения, а затем нажмите клавишу СТРЕЛКА ВЛЕВО или СТРЕЛКА ВПРАВО; для выхода из режима выделения нажмите клавишу ESC.
Слово, предложение, абзац или документНажмите клавишу F8 для входа в режим выделения, а затем нажмите клавишу F8 один раз, чтобы выделить слово, два раза, чтобы выделить предложение, три раза, чтобы выделить абзац или четыре раза, чтобы выделить документ. Для выхода из режима выделения нажмите клавишу ESC.

Выделение элементов таблицы

Выделяемый элементДействие
Содержимое следующей ячейкиНажмите клавишу TAB.
Содержимое предыдущей ячейкиНажмите клавиши SHIFT+TAB.
Содержимое нескольких смежных ячеекПри нажатой клавише SHIFT несколько раз нажмите соответствующую клавишу со стрелкой, пока не будет выделено содержимое всех нужных ячеек.
Содержимое столбцаВыделите верхнюю или нижнюю ячейку столбца, нажмите клавишу SHIFT и, удерживая ее, несколько раз нажмите клавишу СТРЕЛКА ВВЕРХ или СТРЕЛКА ВНИЗ, пока не будет выделено содержимое столбца.
Содержимое таблицы целикомЩелкните в любом месте таблицы, а затем нажмите клавиши ALT+5 на цифровой клавиатуре (при выключенном индикаторе NUM LOCK).

В следующих постах расскажу ещё о простых, но важных навыках работы с офисными приложениями.

Читайте нас в Telegram или Facebook

Поделиться в сетях:



Войдите (зарегистрируйтесь) с помощью вашего аккаунта: 
4 прокомментировали
Встроенные отзывы
Посмотреть все комментарии